astanina_lada (lada_astanina) wrote,
astanina_lada
lada_astanina

Карьера успешной женщины. Часть 6. Эффективные встречи и презентации



Продолжаем говорить про карьеру успешной женщины. На мой взгляд, женщины, которые хотят преуспеть в своей карьере, должны понимать значимость деловых встреч и совещаний, и относится к ним не как не досадной обязанности и проблеме, но возможности публично продемонстрировать свои таланты.

И в этой связи мы должны уметь:
1. готовить такие встречи (совещания), чтобы проявить свои организаторские способности
2. вести такие встречи (совещания), чтобы показать свои лидерские качества
3. активно в них участвовать, чтобы продемонстрировать свои знания и компетенции.

Еще мы должны уметь придерживаться регламента, высказываться четко, лаконично, кратко и по существу, без излишних эмоций и лирических отступлений, свойственных женщинам:-)
Это критически важные навыки, которые вы должны иметь, а если не имеете – немедленно, не откладывая развивать и оттачивать.

Мы также не хотим, чтобы члены команды или клиенты скучали на наших встречах (совещаниях), были утомлены их неэффективностью либо (что еще хуже) сочли свое время потраченным зря. Любая проводимая вами встреча (совещание) должно быть эффективна, полезна, отлична организована, актуальна и соответствовать регламенту. Идеально, если встреча (совещание) будет еще и приятной, чтобы все участники получили от участия в ней удовольствие. А главное, любая проводимая вами встреча (совещание) должно способствовать росту вашего КСК, вашего авторитета, продвижению вашей карьеры.

Как это сделать?

Вот вам краткая шпаргалка на что стоит обратить внимание при проведении встречи (об идеальной готовности контента и спикеров не говорю – это само собой разумеется. Иначе и быть не может):

1. Повестка дня (ПД): должна быть актуальна, реалистична, информативна
2. В начале встречи (совещания) ПД должна быть озвучена всем участникам. В идеале – ее электронный вариант (вкл. сопроводительные материалы) д.б. разосланы заблаговременно в электронном виде, а на встрече у всех должны быть распечатанные раздаточные материалы.
3. Лидер встречи (это можете быть и вы и кто-то другой) озвучивает ПД, излагается цели встречи и задачи участников совещания, а также сообщает всем участникам, какие результаты ожидаются.
4. Продуктивная встреча (совещание) должно начинаться вовремя, с правильными людьми за столом, идти согласно регламенту и заканчиваться вовремя с чувством выполненного долга
5. Идеальная встреча (совещание), как и хорошая книга должны начинаться с привлекающего внимание и запоминающегося вступления или шутки лидера.
6. Вопросы, проблемы и топики, поднятые во время обсуждения и не относящиеся напрямую к повестке дня должны быть зафиксированы, а их обсуждение запланировано на другое время.
7. Лидер должен эффективно модерировать встречу (совещание): держать обсуждение в должном ритме, тонусе, вести ее целенаправленно и фокусно. Идеально, когда встреча имеет позитивный и конструктивный настрой и доброжелательную атмосферу.
8. Лидер встречи должен спокойно и без эмоций разруливать острые моменты и разногласия.
9. Качественные встречи (совещания) всегда имеют удовлетворяющий всех участников конкретный результат.
10. Результаты (а в идеале и протокол встречи) должны быт разосланы всем участникам с благодарностью за участие и их вклад.
11. Важно, чтобы за конкретные решения, принятые на встрече (совещании), были назначены ответственные и установлены сроки выполнения намеченного.

Далее, как водится, несколько конкретных советов.

Совет # 1. Не все встречи важны.
Наша жизнь и наш график чрезвычайно перегружены, в т.ч. совещаниями и встречами. Старайтесь не устраивать никому не нужные или малоэффективные встречи (совещания) сами, и избегать посещения таких. На вторые – отправляйте наименее ценных и незагруженных членов вашей команды, с целью «присутствовать, молчать и все записывать» Сами – ходите только на те совещания, на которые 1. Не пойти вам лично никак нельзя 2. Могут благоприятно повлиять на вашу карьеру.

Совет # 2. Повышайте свой visibility.
Большинство крупных корпораций продолжают быть организованы в иерархическом порядке. Назначения руководителей, менеджеров, топ-менеджеров в таких компаниях происходит в т.ч. на основании фактора visibility (заметности). Это я к тому, что есть совещания. На которых нужно присутствовать и присутствовать активно для упрочения и повышения своего visibility

Совет # 3. Повышайте ваши дивиденды
Всегда готовьтесь к совещаниям, даже если вы идете на них как простой участник. Запишите несколько тезисов и постарайтесь сделать несколько удачных, толковых комментариев (вопросов) по крайней мере три раза: в начале, середине и в конце встречи (совещания). Убедитесь, что ваши комментарии или предложения актуальны и дельны. Позаботьтесь, чтобы ваши комментарии никого не задели и ни у кого не вызвали негатива. Учитывайте офисные политики (см. Часть 3). Если вы назначены ответственным за какое-то решение по результатам встречи (совещания) убедитесь, что вы четко и в срок его выполните.

Совет # 4. Ваша собственная презентация
Ваша личная презентация должна начинаться с домашней работы. Здесь никаких дополнительных советов не нужно. Вы должны идеально знать предмет, и точка. Обкатайте вашу презентацию на нескольких разных слушателях, соберите ответы и обратную связь. Отправьте вашу презентацию нескольким экспертам, получите обратную связь (вопросы) и от них. Вы идеале - запишите себя на видео и просмотрите несколько раз, корректируя то, что нужно исправить в вашей манере презентации.

Не перегружайте презентации. Материалом, не старайтесь запихать на нее ответы на все вопросы. Помните: чем больше информации на слайде, тем больше вероятности, что кто-то найдет какую-то оплошность или нестыковку или начнет докапываться до какой-то циферки уточняющими вопросами

Несколько буллетов, пара графиков, это все что должно присутствовать на слайде. Все остальное должно быть у вас в голове.

Всегда имейте при себе вашу презентацию в распечатанном виде по кол-ву участников (на случай если вдруг откажет техника), а также на нескольких электронных носителях. По закону подлости, очень часто флешки перестают читаться в самый неподходящий момент:-)

Продумайте и уделите особое внимание вступительному слову, заключению и регламенту (убедитесь, что вы укладываетесь в отведенное для вашей презентации время).

Ваш внешний вид должен быть аккуратен, скромен и не привлекать к себе внимание никакими яркими предметами туалета или аксессуаров.

Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, не пугайтесь. Никто не знает ответа на все вопросы. Спокойно сообщите, что вы должны уточнить этот момент, и непременно ответите на вопрос в течение 1-2 дней.

Если среди слушателей появился активный или агрессивный оппонент, также не пугайтесь. Такие персонажи встречаются в любой аудитории. Предложите ему обсудить его «особое мнение» по окончании вашего доклада (презентации).

После окончания вашей презентации, исправьте выявленные в ней несостыковки и ошибки (если такие обнаружились) и отправьте всем участникам совещания, с благодарственным имейлом. Если в вашей компании так делать не принято , передайте презентацию организатору совещания для последующей рассылки.

В завершение мой резюмирующий совет # 5: Оттачивать мастерство презентации вам следует всю свою жизнь. Это не менее важно, чем знать предмет. Помните об этом:-)

Шикарного вам дня:-)

Ваша © Lada_Astanina

P.S. Советы из серии "Хочу Замуж! Практические советы для начинающих" можно найти ЗДЕСЬ

P.P.S. Подборку постов из серии "Успешная женщина" можно найти ЗДЕСЬ

Tags: карьера, успешная женщина
Subscribe

Posts from This Journal “успешная женщина” Tag

  • Post a new comment

    Error

    Comments allowed for friends only

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments